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绩效管理:如何正确使用 OKR?

【摘要】:常见的绩效管理方式有目标管理(MBO)、关键绩效指标(KPI)以及目标与关键成果(OKR)。近期趋势发现,OKR 成为“众所瞩目的新人”,KPI、MBO 看似成为"过气的艺人",OKR 究竟具备何种魅力,让大企业 Google、Linkedin、Twitter等都使用这套管理方法。如何通过合适的绩效管理工具提升团队绩效与激发成员挑战的野心,目标的设定无疑是最重要的首要步骤,订定了目标,大家才会朝着同样的方向前进。

  常见的绩效管理方式有目标管理(MBO)、关键绩效指标(KPI)以及目标与关键成果(OKR)。近期趋势发现,OKR 成为“众所瞩目的新人”,KPI、MBO 看似成为"过气的艺人",OKR 究竟具备何种魅力,让大企业 Google、Linkedin、Twitter等都使用这套管理方法。如何通过合适的绩效管理工具提升团队绩效与激发成员挑战的野心,目标的设定无疑是最重要的首要步骤,订定了目标,大家才会朝着同样的方向前进。


绩效管理


  OKR 该如何操作?


  组成OKR (Objective and Key Results) 最重要的两个元素是「目标与关键成果」,通过OKR 能让团队成员清楚的了解企业接下来的目标与他们即将前往的方向,并促进团队良好的沟通与合作。


  每一个独立目标,可以通过2–4 个关键成果衡量是否达成,团队间能清楚了解现在的任务与目标到哪,适用于企业、团队与个人的目标设定与沟通工具。而关键成果是需要明确可量化的设定,举例来说:某电影平台希望「让更多喜爱电影的人接触到全新电影平台的数字化体验」,而这就是所谓的O(目标),再通过可量化的关键成果(KR),比如「每周有 100 个会员的加入」或「制作 1 支宣传影片 」等设定。


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  OKR 关键要素


  1. 关键成果必需设定为可量化的


  每一次的OKR 中,所设定的目标不会超过五个,过多的目标会混淆成员的方向,而每个目标也维持 2–4 个具体的关键成果,简单清楚,让成员容易朝着设定进行。


  OKR 是一套完整的思考框架,每个关键成果影响着目标的达成与否,通过员工的团队合作,每个月或每季 OKR 实施后,每个关键成果会由 0–1 做为评分,最佳的 OKR 分数在 0.6–0.7 之间,若评分高达 1,代表你订定的目标可能过于简单,得低分并不会受到指责,而是作为检讨,了解目标是否设定过大、人力是否不足或是时间订定太短等原因,持续的调整并在下一个OKR 的进行中修正,寻找更多突破机会。


  2. 与最终目标、企业愿景有直接的相关性


  每个关键成果设定时,必须与最终目标有直接的关联性,不是间接的达成目标。


  3. 公开透明知己知彼,提升团队合作与成员野心


  身为团队或专案成员,互相的工作内容都会直接影响最终目标,所以OKR 特别强调成员间任务与关键成果的资讯是公开透明的,彼此都能清楚了解成员的进度。


  好的管理者亦可在OKR 执行期间,培养团队默契,了解是否找到对的人一起组成团队,并发挥他们各自的强项,同时提升团队士气。


  4. 双向沟通,强调团队与个人的自主性


  OKR 制定的方式,一开始由老板或经理阐述年度目标后,再由部门各自订定,最后落实到个人中,而 OKR 其中一项特色是双向的沟通与互动,目标由团队成员在会议中共同列出,而投票出本次 OKR 主要目标为何,同样的方法列出能达到目标的关键成果,最后每个员工会了解自己的 OKR 为何。


  让员工自行订定的好处是,他们能发挥更大的自主性,甚至跳脱框架,通过不同的方式达成,员工的参与会让自己所设定的OKR 更有想法且具有责任感。


  5. 定期执行与检视


  通过每月或每季的设定与检视,将OKR 公开给团队成员,以利成员掌握时间进度,并随时更新自己的完成度。


  6. 适用于各个产业


  OKR 的使用不局限于产业,并非新创团队或科技产业才适用,亦不限于组织的大小,OKR 的适用性反而取决于管理者与企业文化。


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  OKR 与 KPI 相异之处


  1. 截然不同的使用方式


  OKR 能让团队成员拥有一样的认知,彼此了解目标达成的进度,并非做为奖金与晋升的依据。而 KPI 是作为衡量绩效的管理工具,不在乎过程与内容,只要求最后的数计达到标准,若在无制度与任务确认的情况下,将导致许多问题出现,成为 KPI 数字的奴隶。


  2. 双向道与单行道的差别


  OKR 强调的是主管与团队间的互动与沟通,彼此公开透明;而 KPI 则是以上至下的订定,属于个人的,内容不需要公开。


  3. 团队合作肯定胜于个人的单打独斗


  OKR 适用于团队与个人,甚至能提升团员间的凝聚力;反观, KPI 属于个人导向,也因为 KPI 的设定需要完整成熟的管理机制,否则容易造成内斗,甚至员工士气、凝聚力下降。


  4. 衡量的数据完全不同


  OKR 并非绩效衡量工具,而是鼓励设定挑战性的目标,由关键成果分数 0–1 ,仅作为下次目标设定的调整与优化的参考,不作为奖惩制度;KPI 则是列出影响业绩的 20% 关键活动(80/20 定律,每位员工的工作任务是由 20 % 的关键行为所完成的),列出的关键活动数量强调可达到性,最后得分平均落在 0–150 分之间。


  OKR、KPI 相同的是两者皆符合管理学大师彼得杜拉克(Peter Duruck)1954 年在《彼得杜拉克的管理圣经》中所提出的 SMART 理论,包括具体(Specific)、可量化的(Measurable)、可达成的(Attainable)、有相关性(Relevant)、明确的时间性(Time-bound)。


  OKR 与 KPI 是加乘还是互斥?


  OKR 与 KPI 经过上述比较之后,他们事实上是可以同时并存的,KPI 有助于掌控绩效,看策略是否奏效、发现问题与了解哪些需要改进,而 OKR 在于达成战略目标与解决问题,改善流程并推动创新决策等;KPI 可视为汽车的仪表板,它会告诉你,汽油是否足够、水箱温度是否过热,而 OKR 可以比喻成导航软体,如果你的汽油没了(KPI),通过OKR 可以让你知道哪里是离你最近的加油站,如何让你到达目的地。


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  别再喊口号,执行力与持续修正才是关键


  别总是三分钟热度的执行一个新的管理方案后,剪彩完就再也不管后续施政结果。领导者应给予明确的愿景与目标后,导入适合的管理方法后,将由管理团队与成员们共同讨论与确认关键活动执行的方法,通过每个月、每一季的检讨,持续修正,发展一套完整的管理流程,每个团队都有属于自己的管理学问,重点在于找出最有效率与最适合的方法。


  管理最重要的还是你使用的方式是否可以激励团队、让工作氛围与员工士气能够提升,进而转化成业绩,数据(量化)虽然比形容词(质性)来的精准,但也不代表一切,冰冷的制度仍需搭配人性化管理,我们所共事的是有温度的团队,团队的影响力永远胜过一个人的单打独斗。

 

 

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